ویژگی های محصول نرم افزار آرشیو اسناد

در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که “فرهنگ مستندسازی دیجیتال” در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند. حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و … می باشد. برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله : – نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری – حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد – دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان – دسترسی سریع و آسان به اطلاعات – کارایی و امنیت بالاتر – کاهش چشمگیر هزینه – و …

مجهز به دقیق ترین واژه شناس فارسی (OCR)

دیگر نیازی نیست اسناد را تایپ کنید! این امکان در سگال سان به شما داده می شود تا هر سندی را به دلخواه تبدیل به فایل Word و نرم افزار های ویرایش متن کنید!!!

چابکترین و ساده ترین تحت وب سازمانی

علاوه بر این که سرعت کار با نرم افزار بسیار مهم است، سرعت ثبت تنظیمات برای مدیران سیستم نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. سگال سان در هر دو جنبه، سرآمد بازار است.

همچنین مدتهاست که سگال سان به ساختار تحت وب تغییر ماهیت داده است.

پشتیبانی بیش از ۲۵۰ فرمت فایل

پشتیبانی از ۲۵۰ فرمت فایل پرکاربرد در سازمان ها از قبیل فرمت های رایج تصویری، فرمت های رایج مهندسی، فرمت های رایج فنی و فرمت های رایج صوتی و تصویری از قابلیت های چشمگیر نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان است.

گزارش گیری سفارشی سازی شده

یکی از وظایف مهم سامانه های مدیریت سازمانی، ارائه گزارشات مدیریتی است. با توجه به این نکته که هر سازمانی بر اساس گردش و نوع دسته بندی اسناد، نیاز به گزارشات مخصوص و منحصرد بفرد دارد، سگال سان توانایی ساخت انواع گزارشات مورد نظر کاربرانش را فراهم آورده است.

درخواست دمو

درخواست نمایش نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان را برای کارشناسان فروش ما ارسال کنید تا با شما تماس بگیرند.

قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان

• دارا بودن قویترین OCR فارسی
• طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
• کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
• قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
• قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
• استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
• امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
• داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
• پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
• طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر
• قابلیت Import و Export اطلاعات
• امکان انتخاب چند فایل بصورت همزمان و ارسال آنها به سرور
• امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
• داشتن میانبر (shortcut) اسناد جهت قرار دادن سند در شاخه های دیگر
• امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
• قابلیت اسکن تصاویر بصورت تکی یا گروهی (Batch) همراه با تنظیمات اسکنر
• امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
• امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
• جستجو در کلیه شاخه ها و زیر شاخه های مربوط به آنها
• جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
• جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
• قابلیت جستجو بر روی تصاویر
• جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
• ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
• ترکیب شرایط جستجو
• ایجاد بانک واژه های مترادف برای جستجوی کارآمدتر
• تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
• امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
• امکان تعریف کاربر مهمان
• امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
• تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
• امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
• مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
• کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
• تعریف مدیرهای متعدد در واحدهای مختلف
• تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
• دارای ساختار نامحدود درختی برای جاگیری اسناد و پرونده ها و دسته بندی اطلاعات
• ایجاد الگوی سند جدید مانند نامه ، کتاب ، قرارداد و …
• امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
• تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
• تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
• کنترل تکراری بودن فیلد
• اعلام اخطار در صورت ثبت سند تکراری
• تعیین مدت زمان نگهداری و جایگاه فیزیکی اسناد در سازمان
• اعمال تنظیمات OCR
• تعریف انواع دبیرخانه با قالب های شماره گذاری
• گردش پرونده ، فایل و انواع اسناد ایجاد شده در سیستم
• ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاری
• تنظیم برنامه زمانبندی متناوب جهت اعلام ها و پیگیری ها
• امکان پشتیبان گیری بصورت Full یا Differential از بانک اطلاعاتی و فایل ها
• امکان پشتیبان گیری از شاخه ها و زیر شاخه های دلخواه
• پشتیبان گیری از فایل ها
• پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک