آرشیو اسناد و مدارک


امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.

نرم‌افزار آرشیو یا بایگانی یک فضای مرکزی برای ایجاد، اشتراک‌گذاری، نگهداری، ردیابی، طبقه‌بندی، کنترل، حفظ امنیت و مدیریت مستندات و سایر اطلاعات در سازمان فراهم می‌کند. پراکندگی اطلاعات از مشکلات رایج سازمان‌ها است و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات یکی از دغدغه‌های اصلی آن‌ها به شمار می‌رود. نرم‌افزار بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با رعایت محدوده‌های امنیتی ذخیره کنید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجو و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

 نرم‌افزار آرشیو در فعالیت‌های روزانه شما نقش دارد و همه پرسنل بر اساس سطح دسترسی خود می‌توانند تجربیات، فایل‌ها و اسناد مربوط به خود را در آن بارگذاری و به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، نرم‌افزار بایگانی اسناد یا مدیریت مستندات می‌تواند تغییرات اسناد و فایل‌ها را به شما گزارش دهد.

امکانات عمومی نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز

طبقه‌بندی اسناد

امکان طبقه‌بندی و دسته‌بندی اسناد در یک محیط راحت و کاربرپسند.

کلمات کلیدی

قابلیت ثبت و واکشی اسناد بر اساس کلمات کلیدی با استفاده از موتور جستجوی شرکت رایورز.

یادداشت‌گذاری

کاربران می‌توانند به راحتی نظرات خود را بر روی اسناد اضافه کرده و دیگر کاربران نیز می‌توانند نظرات خود را بر روی این یادداشت‌ها بیان کنند.

دانشنامه

این قابلیت سازمان شما را قادر می‌سازد در کوتاه‌ترین زمان ممکن، کلیه داده‌های لازم برای سازماندهی اطلاعات و دانش خود را فراهم کنید.

جستجوی پیشرفته

مانند جستجوی گوگل، در داخل مستندات بارگذاری شده به دنبال درخواست‌های کاربر جستجو می‌کند.

پیش‌نمایش اسناد

تمام فرمت‌های مختلف از جمله PDF، مجموعه آفیس، ویدئو، تصاویر و غیره در نرم‌افزار قابل مشاهده هستند.

امکانات ویژه نرم افزار

برای سهولت استفاده، کاربر می‌تواند به سادگی تمام اسناد و مدارک موجود در سیستم را در رایانه شخصی خود در قالب یک درایو مستقل دسترسی داشته باشد.

ابزاری مفید برای طراحی فرم‌های دسته‌بندی شده و منظم که می‌توانند به عنوان ابزاری کارآمد جهت اکتساب ساخت‌یافته اسناد و مدارک مورد استفاده قرار گیرند.

ابزاری کاربردی که به کاربران اجازه می‌دهد گزارش‌های جامعی از تمام فعالیت‌های صورت گرفته بر روی مستندات و مدارک سازمان دریافت کنند.

نرم‌افزار بایگانی اسناد شرکت رایورز قابلیت اتصال به Active Directory، LDAP و SSO برای احراز هویت را دارد و امکان سفارشی‌سازی مطابق با نیاز سازمان را فراهم می‌کند.

این قابلیت امکان استخراج متون فارسی، انگلیسی و عربی از فایل‌های PDF و تصاویر (jpg, png, tiff و غیره) را فراهم می‌کند و همچنین جستجو در آن‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.

ابزارهای ویکی و تبادل نظر، ابزارهای عالی برای همکاری آنلاین، اکتساب دانش، ایجاد، اشتراک‌گذاری و بحث در مورد اسناد و پروژه‌ها هستند.

محیط چند شرکت رایورز به مشتریان این امکان را می‌دهد تا یک نسخه از نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز را به بخش‌های اختصاصی جداگانه، به نام سازمان، تقسیم کنند. هر سازمان به داده‌های اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، در حالی که کلیه سازمان‌ها از سرورهای ذخیره‌سازی داده و سخت‌افزار یکسان استفاده می‌کنند. این قابلیت برای سازمان‌هایی که به صورت غیرمتمرکز فعالیت می‌کنند، مانند شرکت‌های هلدینگ، شرکت‌های مهندسی مشاور با پروژه‌های مختلف، بانک‌ها و نهادهای دولتی مناسب است.

محیط چند شرکت رایورز به مشتریان این امکان را می‌دهد تا یک نسخه از نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز را به بخش‌های اختصاصی جداگانه، به نام سازمان، تقسیم کنند. هر سازمان به داده‌های اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، در حالی که کلیه سازمان‌ها از سرورهای ذخیره‌سازی داده و سخت‌افزار یکسان استفاده می‌کنند. این قابلیت برای سازمان‌هایی که به صورت غیرمتمرکز فعالیت می‌کنند، مانند شرکت‌های هلدینگ، شرکت‌های مهندسی مشاور با پروژه‌های مختلف، بانک‌ها و نهادهای دولتی مناسب است.

محیط چند شرکت رایورز به مشتریان این امکان را می‌دهد تا یک نسخه از نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز را به بخش‌های اختصاصی جداگانه، به نام سازمان، تقسیم کنند. هر سازمان به داده‌های اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، در حالی که کلیه سازمان‌ها از سرورهای ذخیره‌سازی داده و سخت‌افزار یکسان استفاده می‌کنند. این قابلیت برای سازمان‌هایی که به صورت غیرمتمرکز فعالیت می‌کنند، مانند شرکت‌های هلدینگ، شرکت‌های مهندسی مشاور با پروژه‌های مختلف، بانک‌ها و نهادهای دولتی مناسب است.

این ابزار مانند یک پرینتر عمل می‌کند، با این تفاوت که آنچه قرار است پرینت شود به فایل PDF تبدیل شده و در نرم‌افزار آرشیو شرکت رایورز بارگذاری می‌شود.

نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز با بهره‌گیری از یک موتور قوی امکان تعریف فرآیندهای مختلف درون‌سازمانی را فراهم می‌کند که امکان پیاده‌سازی راحت‌تر آن‌ها را فراهم می‌سازد.

امکانات نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز در خصوص ارتباط با سایر نرم‌افزارها

نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز با استفاده از امکانات زیر قابلیت اتصال به هر نرم‌افزاری را در سازمان دارد

امکانات نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز در خصوص تأمین امنیت اسناد

پروفایل‌های کاربری

با استفاده از این امکان می‌توان تعیین کرد که کاربر به کدام یک از امکانات نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز دسترسی داشته باشد. امکان اعطا یا سلب دسترسی به تمام دکمه‌ها، منوها و سایر امکانات نرم‌افزار در پروفایل‌ها مهیا شده است.

Watermark

با استفاده از این قابلیت، کاربر می‌تواند متن یا تصویری را روی فایل درج کند. این قابلیت می‌تواند به عنوان ابزاری جهت امضای اسناد استفاده شود.

ذخیره فعالیت‌های کاربران

ذخیره فعالیت‌های کاربران کلیه فعالیت‌های کاربران از لحظه ورود به نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز تا خروج آن‌ها ثبت و ضبط شده و در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.

آنتی ویروس

نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز می‌تواند هنگام بارگذاری اسناد، آن‌ها را از نظر آلوده بودن به ویروس بررسی نماید که به صورت پیش‌فرض از آنتی‌ویروس متن‌باز ClamAV استفاده می‌شود.

نگهداری تاریخچه اسناد

نرم‌افزار بایگانی اسناد شرکت رایورز امکان تغییر فایل‌ها را فراهم می‌سازد و با قابلیت نسخه‌گذاری، نسخه‌های پیشین اسناد را حفظ می‌کند تا روند به‌روزرسانی آن‌ها به کاربران و مدیران نمایش داده شود.

تعیین سطح دسترسی

در نرم‌افزار آرشیو شرکت رایورز می‌توان برای هر فایل و پوشه تعیین کرد که چه کاربرانی و گروه‌هایی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. سطح دسترسی‌ها شامل خواندن، ویرایش، حذف و غیره می‌باشد.

سایر امکانات نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز

  • آرشیو انبوه مستندات: امکان آرشیو کردن مستندات با فرمت‌های مختلف.
  • امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
  • امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
  • امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
  • امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
  • امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
  • قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
  • امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
  • قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
  • قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
  • قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
  • امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
  • قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
  • قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان
  • دانلود پوشه‌ها: دانلود پوشه‌ها به صورت فایل‌های فشرده.
  • قفل نمودن اسناد: جلوگیری از ویرایش یا حذف اسناد با قابلیت قفل کردن.
  • قابلیت نشانه‌گذاری (Bookmarks): امکان افزودن بوکمارک به اسناد.
  • اسناد شخصی: ایجاد و مدیریت اسناد شخصی برای هر کاربر.
  • آگاه‌سازی از رویدادها: دریافت اعلان‌ها از طریق ایمیل.
  • ارسال آدرس اسناد: ارسال آدرس اسناد از طریق ایمیل.
  • ارسال اسناد به عنوان پیوست: امکان ارسال اسناد به عنوان پیوست ایمیل.
 
  • یادداشت‌گذاری بر روی اسناد: قابلیت افزودن یادداشت به اسناد.
  • ارسال پیام و جستجوهای تعریف‌شده: ارسال پیام و جستجوهای از پیش تعریف‌شده بین کاربران.
  • دسته‌بندی اسناد: امکان دسته‌بندی اسناد.
  • ارتباط اسناد مرتبط: برقراری ارتباط بین اسناد مرتبط با یکدیگر.
  • فیلتر کردن اسناد: امکان فیلتر کردن اسناد بر اساس پارامترهای مختلف.
  • تغییر نام، حذف، کپی و انتقال انبوه: مدیریت انبوه فایل و پوشه با قابلیت تغییر نام، حذف، کپی و انتقال.
  • یادداشت هنگام بارگذاری نسخه‌های جدید: افزودن یادداشت هنگام بارگذاری نسخه‌های جدید.
  • دسترسی به نسخه‌های قبلی: امکان دسترسی و بازیابی نسخه‌های قبلی اسناد.
  • فشرده‌سازی نسخه‌های قبلی: فشرده‌سازی نسخه‌های قبلی برای آزادسازی فضا.
  • ایجاد فرم‌های متفاوت: امکان ایجاد فرم‌های متفاوت و اضافه کردن آن‌ها به فایل‌ها یا پوشه‌ها.
  • پشتیبانی از فرمت‌های گوناگون: پشتیبانی از انواع فرمت‌های فایل.
  • ارائه گزارش: ارائه گزارش‌های مختلف از جمله آخرین اسناد قفل شده، در حال ویرایش، بازدید شده و رصد شده.
  • مشاهده ایمیل‌های دریافتی و پیوست‌ها: امکان مشاهده ایمیل‌های جدید دریافتی و پیوست‌های آن‌ها.
  • ایجاد گردش کارهای پیچیده: امکان ایجاد گردش کارهای پیچیده برای بررسی، تایید و اعتبارسنجی.
  • پشتیبانی از گردش کارهای موازی و سریال: امکان مدیریت گردش کارهای موازی و سریال.
  • جستجو بر اساس محتوا: جستجو بر اساس محتوا، کلمات کلیدی، تاریخ تغییر و کاربر ایجادکننده.
  • استخراج محتوا هنگام بارگذاری: استخراج محتوا از اسناد هنگام بارگذاری برای جستجو در متن آن‌ها.
  • جستجو بر اساس فرم‌ها: امکان جستجو بر اساس فرم‌ها.
  • مجوزدهی و تخصیص دسترسی: قابلیت مجوزدهی و تخصیص دسترسی به کلیه امکانات نرم‌افزار، پوشه‌ها و فایل‌ها.
  • مشاهده فعالیت کاربران: مشاهده کلیه فعالیت‌های کاربران از جمله بارگذاری، دانلود و ویرایش.
  • گزارش‌ساز: قابلیت ایجاد گزارش با استفاده از Jasper Report.
  • زمانبندی عملیات: ایجاد زمانبندی برای اجرای بعضی عملیات‌ها مانند استخراج متون.
  • تنظیم اجرای عملیات بر اساس رویدادها: امکان تنظیم اجرای عملیات‌ها بر اساس رویدادهای مشخص.
  • تخصیص حداکثر فضای قابل استفاده: امکان تخصیص حداکثر فضای قابل استفاده برای هر کاربر (User Quota limit).
  •  

آرشیو اسناد و مدارک

از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .

با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.

در اين محصول امكان تعريف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونكن بندي قدرتمند و امكان تعريف بايگاني هاي متعدد با مجوزهاي دسترسي مختلف موجود مي باشد. به علاوه معماري نرم افزار امكان مديريت حجم بالاي اطلاعات را فراهم مي سازد و به دليل اين توانمندي ويژه، اين محصول براي آرشيوهای تخصصي با حجم اسناد بالا توصيه مي شود.

محصولات ما

 

معرفی محصول نرم افزار آرشیو اسناد

 

در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که “فرهنگ مستندسازی دیجیتال” در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند. حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و … می باشد. برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله : – نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری – حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد – دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان – دسترسی سریع و آسان به اطلاعات – کارایی و امنیت بالاتر – کاهش چشمگیر هزینه – و …

 

مجهز به دقیق ترین واژه شناس فارسی (OCR)

دیگر نیازی نیست اسناد را تایپ کنید! این امکان در سگال سان به شما داده می شود تا هر سندی را به دلخواه تبدیل به فایل Word و نرم افزار های ویرایش متن کنید!!!

 

چابکترین و ساده ترین تحت وب سازمانی

علاوه بر این که سرعت کار با نرم افزار بسیار مهم است، سرعت ثبت تنظیمات برای مدیران سیستم نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. سگال سان در هر دو جنبه، سرآمد بازار است.

همچنین مدتهاست که سگال سان به ساختار تحت وب تغییر ماهیت داده است.

 

پشتیبانی بیش از ۲۵۰ فرمت فایل

پشتیبانی از ۲۵۰ فرمت فایل پرکاربرد در سازمان ها از قبیل فرمت های رایج تصویری، فرمت های رایج مهندسی، فرمت های رایج فنی و فرمت های رایج صوتی و تصویری از قابلیت های چشمگیر نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان است.

 

گزارش گیری سفارشی سازی شده

یکی از وظایف مهم سامانه های مدیریت سازمانی، ارائه گزارشات مدیریتی است. با توجه به این نکته که هر سازمانی بر اساس گردش و نوع دسته بندی اسناد، نیاز به گزارشات مخصوص و منحصرد بفرد دارد، سگال سان توانایی ساخت انواع گزارشات مورد نظر کاربرانش را فراهم آورده است.

 

درخواست دمو

درخواست نمایش نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان را برای کارشناسان فروش ما ارسال کنید تا با شما تماس بگیرند.

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان

  • دارا بودن قویترین OCR فارسی
  • طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
  • کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
  • قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
  • قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
  • استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
  • امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
  • داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
  • پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
  • طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر
  • قابلیت Import و Export اطلاعات
  • امکان انتخاب چند فایل بصورت همزمان و ارسال آنها به سرور
  • امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
  • داشتن میانبر (shortcut) اسناد جهت قرار دادن سند در شاخه های دیگر
  • امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
  • قابلیت اسکن تصاویر بصورت تکی یا گروهی (Batch) همراه با تنظیمات اسکنر
  • امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
  • امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
  • جستجو در کلیه شاخه ها و زیر شاخه های مربوط به آنها
  • جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
  • جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
  • قابلیت جستجو بر روی تصاویر
  • جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
  • ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
  • ترکیب شرایط جستجو
  • ایجاد بانک واژه های مترادف برای جستجوی کارآمدتر
  • تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
  • امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
  • امکان تعریف کاربر مهمان
  • امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
  • تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
  • امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
  • مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
  • کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
  • تعریف مدیرهای متعدد در واحدهای مختلف
  • تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
  • دارای ساختار نامحدود درختی برای جاگیری اسناد و پرونده ها و دسته بندی اطلاعات
  • ایجاد الگوی سند جدید مانند نامه ، کتاب ، قرارداد و …
  • امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
  • تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
  • تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
  • کنترل تکراری بودن فیلد
  • اعلام اخطار در صورت ثبت سند تکراری
  • تعیین مدت زمان نگهداری و جایگاه فیزیکی اسناد در سازمان
  • اعمال تنظیمات OCR
  • تعریف انواع دبیرخانه با قالب های شماره گذاری
  • گردش پرونده ، فایل و انواع اسناد ایجاد شده در سیستم
  • ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاری
  • تنظیم برنامه زمانبندی متناوب جهت اعلام ها و پیگیری ها
  • امکان پشتیبان گیری بصورت Full یا Differential از بانک اطلاعاتی و فایل ها
  • امکان پشتیبان گیری از شاخه ها و زیر شاخه های دلخواه
  • پشتیبان گیری از فایل ها
  • پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک

و …

مراحل شخصی ‌سازی آرشیو اسناد

مرحله اول؛ تهیه فهرست اسناد: ابتدا باید فهرستی از تمامی اسنادی که قابلیت شخصی ‌سازی دارند تهیه کنید. این شامل شناسایی انواع مختلف اسناد موجود در سازمان و تعیین اهمیت و حساسیت هر یک از آن ‌ها می‌ شود. فهرست باید شامل اطلاعاتی مانند نوع سند، تاریخ، نویسنده و هر گونه ویژگی خاص دیگر باشد که می ‌تواند در فرایند شخصی‌ سازی مفید باشد.

مرحله دوم؛ انتخاب روش شخصی‌ سازی: با توجه به نیازها و محیط کاری، باید روش مناسبی برای شخصی‌ سازی آرشیو اسناد انتخاب کنید. این مرحله شامل تصمیم ‌گیری درباره استفاده از روش ‌های فیزیکی، دیجیتال، هجومی یا چند رسانه‌ ای است. برای مثال، در سازمان ‌هایی که حجم زیادی از اسناد دارند، استفاده از روش ‌های دیجیتال و نرم‌ افزارهای مدیریت آرشیو می ‌تواند بهترین گزینه باشد.

مرحله سوم؛ اجرای روش شخصی‌ سازی آرشیو اسناد

اسکن و تبدیل اسناد به فایل ‌های الکترونیکی: در این مرحله، اسناد فیزیکی باید اسکن و به فایل ‌های دیجیتال تبدیل شوند. این کار به سازمان کمک می ‌کند تا فضای فیزیکی خود را بهینه ‌سازی کرده و دسترسی سریع ‌تر به اسناد داشته باشد.

استفاده از نرم ‌افزارهای مدیریت آرشیو: پس از تبدیل اسناد به فایل ‌های الکترونیکی، باید از نرم ‌افزارهای مدیریت آرشیو برای ذخیره، دسته ‌بندی و جستجوی اسناد استفاده کنید. این نرم‌ افزارها قابلیت ‌هایی مانند امنیت، دسترسی کنترل ‌شده و نسخه ‌برداری از اسناد را فراهم می‌ کنند و باعث افزایش کارایی و امنیت آرشیو می ‌شوند.

مرحله چهارم؛ حفظ و نگهداری اسناد: پس از شخصی ‌سازی آرشیو اسناد، باید اصول نگهداری و حفاظت از اسناد را رعایت کنید. این شامل تعیین دسترسی ‌ها، ایجاد نسخه‌ های پشتیبان منظم و اعمال سیاست‌ های امنیتی مناسب برای جلوگیری از دسترسی‌ های غیرمجاز و حفظ حریم خصوصی است. همچنین، باید دوره‌ های زمانی مشخصی برای بازبینی و به ‌روز رسانی آرشیوها تعیین کنید تا از سلامت و کارایی سیستم مطمئن شوید.

مزایا و معایب شخصی سازی آرشیو اسناد

شخصی سازی اسناد دارای مزایا و معایب است که در ادامه آمده است:

مزایا

افزایش دسترسی به اطلاعات: شخصی‌ سازی آرشیو اسناد باعث افزایش دسترسی به اطلاعات می ‌شود. با دسته ‌بندی و سازماندهی بهتر اسناد، کاربران می‌ توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی یابند. این افزایش دسترسی به اطلاعات باعث افزایش بهره ‌وری و کاهش زمان صرف شده برای جستجوی اطلاعات می‌ شود.

کاهش هزینه ‌ها و زمان مدیریت اسناد: با شخصی ‌سازی اسناد، هزینه‌ ها و زمان مرتبط با مدیریت اسناد کاهش می ‌یابد. سازمان‌ ها با بهینه‌ سازی فرآیندهای مربوط به ذخیره‌ سازی، دسترسی و مدیریت اسناد، هزینه‌ ها و زمان خود را کاهش می‌ دهند.

معایب

نیاز به منابع مالی و فنی برای اجرای روش‌ های شخصی ‌سازی: اجرای روش‌ های شخصی‌ سازی آرشیو اسناد نیازمند منابع مالی و فنی می ‌باشد. نیاز به خرید تجهیزات، نرم ‌افزارها و آموزش کارکنان برای اجرای موفق این روش ‌ها می ‌تواند بار مالی بر سازمان ایجاد کند.

خطر از دست دادن اطلاعات در صورت نادرستی در اجرای روش ‌های دیجیتالی: استفاده از روش ‌های دیجیتالی برای شخصی ‌سازی آرشیو اسناد، در صورت عدم اجرای صحیح و امن این روش ‌ها، خطر از دست دادن اطلاعات وجود دارد. برای جلوگیری از این مشکل، نیاز به استفاده از فناوری‌ های امنیتی و برنامه ‌ریزی دقیق در اجرای این روش ‌ها حائز اهمیت است.

کاتالوگ های محصول

پرسش‌های متداول نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز

پس از نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار آرشیو، به مدت یک سال از پشتیبانی و به‌روزرسانی رایگان بهره‌مند خواهید شد. پس از این مدت، پشتیبانی و به‌روزرسانی با عقد قرارداد جداگانه ادامه خواهد یافت.

خیر، نرم‌افزار مدیریت مستندات شرکت رایورز توسعه یافته و بومی شده نرم‌افزار OpenKM می‌باشد و تیم فنی شرکت رایورز احاطه کامل به سورس کد آن دارد. در واقع، نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز یک نرم‌افزار بومی است که ساختار آن از یک نرم‌افزار خارجی معتبر به ارث برده است.

ساختار ذخیره‌سازی اطلاعات و نگهداری اسناد در نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز مشابه ساختار موجود در نرم‌افزار OpenKM است. لذا، با منحل شدن شرکت یا موارد مشابه، می‌توانید با مراجعه به انجمن OpenKM یا شرکت‌های مشابه که در سراسر دنیا این نرم‌افزار را توسعه می‌دهند، اطلاعات و اسناد خود را از این نرم‌افزار خارج کنید. بومی‌سازی و توسعه نرم‌افزار شرکت رایورز بر اساس یک نرم‌افزار بین‌المللی نقش بیمه اسناد شما را دارد.

ساختار لایه‌ای نرم‌افزار آرشیو شرکت رایورز این امکان را به شما می‌دهد که برای تک تک اسناد و پرونده‌ها تعیین نمایید چه افرادی به چه میزان به آن‌ها دسترسی داشته باشند (مشاهده، ویرایش، حذف و …). همچنین، وجود ماژول‌هایی همچون رمزنگاری اسناد، واترمارک، آنتی‌ویروس، ثبت فعالیت کاربران و زیرساخت فنی شرکت رایورز و استفاده از سیستم‌عامل لینوکس به عنوان هاست نرم‌افزار، منجر به افزایش سطح ایمنی نرم‌افزار می‌شود.

با توجه به تعداد کاربران همزمان و تعداد اسنادی که در نرم‌افزار آرشیو شرکت رایورز بارگذاری می‌شوند، پارامترهای سخت‌افزاری متغیر خواهند بود. اما نکته حائز اهمیت این است که نرم‌افزار آرشیو شرکت رایورز بخش عمده فعالیت‌ها را در ساعات غیراداری انجام می‌دهد و از نظر فنی به گونه‌ای طراحی شده است که از کمترین منابع بیشترین استفاده را ببرد. حداقل سخت‌افزار مورد نیاز جهت نصب نرم‌افزار بایگانی شرکت رایورز یک کامپیوتر معمولی است.

محتوای آکارئون