سگالسان؛ نرم افزار آرشیو اسناد و مدیریت اسناد و مدارک
امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.
فرمت فایل پشتیبانیشده
استخراج متن از اسناد و تصاویر
سابقه موفق
دسترسی از هر جا
نرمافزار آرشیو یا بایگانی یک فضای مرکزی برای ایجاد، اشتراکگذاری، نگهداری، ردیابی، طبقهبندی، کنترل، حفظ امنیت و مدیریت مستندات و سایر اطلاعات در سازمان فراهم میکند. پراکندگی اطلاعات از مشکلات رایج سازمانها است و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایلها و اطلاعات یکی از دغدغههای اصلی آنها به شمار میرود.
نرمافزار بایگانی اسناد به شما امکان میدهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با رعایت محدودههای امنیتی ذخیره کنید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیرهشده، قابلیت جستجو و گزارشگیری گستردهای را در اختیار کاربر قرار میدهد.
نرمافزار آرشیو در فعالیتهای روزانه شما نقش دارد و همه پرسنل بر اساس سطح دسترسی خود میتوانند تجربیات، فایلها و اسناد مربوط به خود را در آن بارگذاری و به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، نرمافزار بایگانی اسناد یا مدیریت مستندات میتواند تغییرات اسناد و فایلها را به شما گزارش دهد.
امکانات عمومی نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز
یادداشتگذاری
کاربران میتوانند به راحتی نظرات خود را بر روی اسناد اضافه کرده و دیگر کاربران نیز میتوانند نظرات خود را بر روی این یادداشتها بیان کنند.
کلمات کلیدی
قابلیت ثبت و واکشی اسناد بر اساس کلمات کلیدی با استفاده از موتور جستجوی هوش مصنوعی رایورز.
طبقهبندی اسناد
امکان طبقهبندی و دستهبندی اسناد در یک محیط راحت و کاربرپسند.
دانشنامه
این قابلیت سازمان شما را قادر میسازد در کوتاهترین زمان ممکن، کلیه دادههای لازم برای سازماندهی اطلاعات و دانش خود را فراهم کنید.
جستجوی پیشرفته
مانند جستجوی گوگل، در داخل مستندات بارگذاری شده به دنبال درخواستهای کاربر جستجو میکند.
پیشنمایش اسناد
تمام فرمتهای مختلف از جمله PDF، مجموعه آفیس، ویدئو، تصاویر و غیره در نرمافزار قابل مشاهده هستند.
امکانات ویژه نرم افزار
پشتیبانی از تکنولوژی وب درایو
برای سهولت استفاده، کاربر میتواند به سادگی تمام اسناد و مدارک موجود در سیستم را در رایانه شخصی خود در قالب یک درایو مستقل دسترسی داشته باشد.
امکان تهیه و استفاده از انواع فرمها
ابزاری مفید برای طراحی فرمهای دستهبندی شده و منظم که میتوانند به عنوان ابزاری کارآمد جهت اکتساب ساختیافته اسناد و مدارک مورد استفاده قرار گیرند.
امکان تهیه انواع گزارشها
ابزاری کاربردی که به کاربران اجازه میدهد گزارشهای جامعی از تمام فعالیتهای صورت گرفته بر روی مستندات و مدارک سازمان دریافت کنند.
پشتیبانی از اکتیو دایرکتوری، LDAP و SSO جهت احراز هویت
نرمافزار بایگانی اسناد شرکت هوش مصنوعی رایورز قابلیت اتصال به Active Directory، LDAP و SSO برای احراز هویت را دارد و امکان سفارشیسازی مطابق با نیاز سازمان را فراهم میکند.
پشتیبانی از OCR فارسی
این قابلیت امکان استخراج متون فارسی، انگلیسی و عربی از فایلهای PDF و تصاویر (jpg, png, tiff و غیره) را فراهم میکند و همچنین جستجو در آنها را امکانپذیر میسازد.
استفاده از ویکی و تبادل نظر
ابزارهای ویکی و تبادل نظر، ابزارهای عالی برای همکاری آنلاین، اکتساب دانش، ایجاد، اشتراکگذاری و بحث در مورد اسناد و پروژهها هستند.
امکان چند سازمانی (هلدینگ) در نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز
محیط چند شرکت هوش مصنوعی رایورز به مشتریان این امکان را میدهد تا یک نسخه از نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز را به بخشهای اختصاصی جداگانه، به نام سازمان، تقسیم کنند. هر سازمان به دادههای اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، در حالی که کلیه سازمانها از سرورهای ذخیرهسازی داده و سختافزار یکسان استفاده میکنند. این قابلیت برای سازمانهایی که به صورت غیرمتمرکز فعالیت میکنند، مانند شرکتهای هلدینگ، شرکتهای مهندسی مشاور با پروژههای مختلف، بانکها و نهادهای دولتی مناسب است.
پشتیبانی از مجموعه آفیس
محیط چند شرکت هوش مصنوعی رایورز به مشتریان این امکان را میدهد تا یک نسخه از نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز را به بخشهای اختصاصی جداگانه، به نام سازمان، تقسیم کنند. هر سازمان به دادههای اطلاعاتی خصوصی خود دسترسی دارد، در حالی که کلیه سازمانها از سرورهای ذخیرهسازی داده و سختافزار یکسان استفاده میکنند. این قابلیت برای سازمانهایی که به صورت غیرمتمرکز فعالیت میکنند، مانند شرکتهای هلدینگ، شرکتهای مهندسی مشاور با پروژههای مختلف، بانکها و نهادهای دولتی مناسب است.
قابلیت پرینتر مجازی
این ابزار مانند یک پرینتر عمل میکند، با این تفاوت که آنچه قرار است پرینت شود به فایل PDF تبدیل شده و در نرمافزار آرشیو شرکت هوش مصنوعی رایورز بارگذاری میشود.
امکان تهیه و استفاده از انواع فرآیند (فرآیندساز)
نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز با بهرهگیری از یک موتور قوی امکان تعریف فرآیندهای مختلف درونسازمانی را فراهم میکند که امکان پیادهسازی راحتتر آنها را فراهم میسازد.
امکانات نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز در خصوص ارتباط با سایر نرمافزارها
نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز با استفاده از امکانات زیر قابلیت اتصال به هر نرمافزاری را در سازمان دارد
Web Services
- RESTful
- SOAP
- CMIS
Development environment
- ارائه محیط توسعه و برنامهنویسی
- جهت ساخت گزارشات و فرآیندها
- در قالب یک ماشین مجازی
SDK
- SDK برای PHP
- SDK برای Java
- SDK برای .NET
امکانات نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز در خصوص تأمین امنیت اسناد
پروفایلهای کاربری
با استفاده از این امکان میتوان تعیین کرد که کاربر به کدام یک از امکانات نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز دسترسی داشته باشد. امکان اعطا یا سلب دسترسی به تمام دکمهها، منوها و سایر امکانات نرمافزار در پروفایلها مهیا شده است.
Watermark
با استفاده از این قابلیت، کاربر میتواند متن یا تصویری را روی فایل درج کند. این قابلیت میتواند به عنوان ابزاری جهت امضای اسناد استفاده شود.
ذخیره فعالیتهای کاربران
کلیه فعالیتهای کاربران از لحظه ورود به نرمافزار بایگانی هوش مصنوعی رایورز تا خروج آنها ثبت و ضبط شده و در اختیار مدیران قرار میگیرد.
آنتی ویروس
نرمافزار بایگانی هوش مصنوعی رایورز میتواند هنگام بارگذاری اسناد، آنها را از نظر آلوده بودن به ویروس بررسی نماید که به صورت پیشفرض از آنتیویروس متنباز ClamAV استفاده میشود.
نگهداری تاریخچه اسناد
نرمافزار بایگانی اسناد هوش مصنوعی رایورز امکان تغییر فایلها را فراهم میسازد و با قابلیت نسخهگذاری، نسخههای پیشین اسناد را حفظ میکند تا روند بهروزرسانی آنها به کاربران و مدیران نمایش داده شود.
تعیین سطح دسترسی
در نرمافزار آرشیو هوش مصنوعی رایورز میتوان برای هر فایل و پوشه تعیین کرد که چه کاربرانی و گروههایی به آنها دسترسی داشته باشند. سطح دسترسیها شامل خواندن، ویرایش، حذف و غیره میباشد.
سگالسان را از نزدیک ببینید
درخواست دمو بدهید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.
سایر امکانات نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز
همه قابلیتها در ۶ دسته؛ روی هر دسته بزنید تا باز شود.
- قابلیت نشانهگذاری (Bookmarks): امکان افزودن بوکمارک به اسناد.
- ارسال پیام و جستجوهای تعریفشده: ارسال پیام و جستجوهای از پیش تعریفشده بین کاربران.
- فیلتر کردن اسناد: امکان فیلتر کردن اسناد بر اساس پارامترهای مختلف.
- جستجو بر اساس محتوا: جستجو بر اساس محتوا، کلمات کلیدی، تاریخ تغییر و کاربر ایجادکننده.
- جستجو در کلیه شاخه ها و زیر شاخه های مربوط به آنها
- جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
- جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
- قابلیت جستجو بر روی تصاویر
- جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
- ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
- ترکیب شرایط جستجو
- ایجاد بانک واژه های مترادف برای جستجوی کارآمدتر
- امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
- امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
- امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
- قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
- قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان
- قفل نمودن اسناد: جلوگیری از ویرایش یا حذف اسناد با قابلیت قفل کردن.
- امکان بالقوه استفاده سیستم تشخیص اثر انگشت بجای رمز و امضا و یا به همراه امضای دیجیتال
- امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
- امکان تعریف کاربر مهمان
- امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
- تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
- امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
- مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
- کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
- تعریف مدیرهای متعدد در واحدهای مختلف
- تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
- امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
- قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
- قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
- قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
- آگاهسازی از رویدادها: دریافت اعلانها از طریق ایمیل.
- ارسال آدرس اسناد: ارسال آدرس اسناد از طریق ایمیل.
- ارسال اسناد به عنوان پیوست: امکان ارسال اسناد به عنوان پیوست ایمیل.
- یادداشتگذاری بر روی اسناد: قابلیت افزودن یادداشت به اسناد.
- مشاهده ایمیلهای دریافتی و پیوستها: امکان مشاهده ایمیلهای جدید دریافتی و پیوستهای آنها.
- ایجاد گردش کارهای پیچیده: امکان ایجاد گردش کارهای پیچیده برای بررسی، تایید و اعتبارسنجی.
- پشتیبانی از گردش کارهای موازی و سریال: امکان مدیریت گردش کارهای موازی و سریال.
- داشتن سیستم امانت دهی جهت امانت دادن نسخه های چاپی و دیجیتالی پرونده های موجود
- تعریف انواع دبیرخانه با قالب های شماره گذاری
- گردش پرونده ، فایل و انواع اسناد ایجاد شده در سیستم
- ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاری
- تنظیم برنامه زمانبندی متناوب جهت اعلام ها و پیگیری ها
- آرشیو انبوه مستندات: امکان آرشیو کردن مستندات با فرمتهای مختلف.
- پشتیبانی از فرمتهای گوناگون: پشتیبانی از انواع فرمتهای فایل.
- دارا بودن قویترین OCR فارسی
- پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
- قابلیت Import و Export اطلاعات
- امکان انتخاب چند فایل بصورت همزمان و ارسال آنها به سرور
- امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
- امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
- قابلیت اسکن تصاویر بصورت تکی یا گروهی (Batch) همراه با تنظیمات اسکنر
- امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
- امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
- اعمال تنظیمات OCR
- امکان جابجایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
- دانلود پوشهها: دانلود پوشهها به صورت فایلهای فشرده.
- یادداشت هنگام بارگذاری نسخههای جدید: افزودن یادداشت هنگام بارگذاری نسخههای جدید.
- دسترسی به نسخههای قبلی: امکان دسترسی و بازیابی نسخههای قبلی اسناد.
- فشردهسازی نسخههای قبلی: فشردهسازی نسخههای قبلی برای آزادسازی فضا.
- ارائه گزارش: ارائه گزارشهای مختلف از جمله آخرین اسناد قفل شده، در حال ویرایش، بازدید شده و رصد شده.
- تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
- امکان پشتیبان گیری بصورت Full یا Differential از بانک اطلاعاتی و فایل ها
- امکان پشتیبان گیری از شاخه ها و زیر شاخه های دلخواه
- پشتیبان گیری از فایل ها
- پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک
- امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
- امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
- امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
- امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
- قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
- قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
- اسناد شخصی: ایجاد و مدیریت اسناد شخصی برای هر کاربر.
- دستهبندی اسناد: امکان دستهبندی اسناد.
- ارتباط اسناد مرتبط: برقراری ارتباط بین اسناد مرتبط با یکدیگر.
- تغییر نام، حذف، کپی و انتقال انبوه: مدیریت انبوه فایل و پوشه با قابلیت تغییر نام، حذف، کپی و انتقال.
- ایجاد فرمهای متفاوت: امکان ایجاد فرمهای متفاوت و اضافه کردن آنها به فایلها یا پوشهها.
- طراحی شده به صورت کاملا تحت وب
- کاملا فارسی در محیط سیستم های عامل پشتیبانی کننده از Unicode
- قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
- قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
- استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق وب
- طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی توسط کاربر
- داشتن میانبر (shortcut) اسناد جهت قرار دادن سند در شاخه های دیگر
- دارای ساختار نامحدود درختی برای جاگیری اسناد و پرونده ها و دسته بندی اطلاعات
- ایجاد الگوی سند جدید مانند نامه ، کتاب ، قرارداد و …
- تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
- تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
- کنترل تکراری بودن فیلد
- اعلام اخطار در صورت ثبت سند تکراری
- تعیین مدت زمان نگهداری و جایگاه فیزیکی اسناد در سازمان
آرشیو اسناد و مدارک
از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد.
نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
با توجه به موارد فوق شرکت هوش مصنوعی رایورز اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.
در اين محصول امكان تعريف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونكن بندي قدرتمند و امكان تعريف بايگاني هاي متعدد با مجوزهاي دسترسي مختلف موجود مي باشد. به علاوه معماري نرم افزار امكان مديريت حجم بالاي اطلاعات را فراهم مي سازد و به دليل اين توانمندي ويژه، اين محصول براي آرشيوهای تخصصي با حجم اسناد بالا توصيه مي شود.
ویژگی های محصول نرم افزار آرشیو اسناد
در دنیای امروز اسناد و مدارک از چنان اهمیتی برخوردار شده اند که “فرهنگ مستندسازی دیجیتال” در سراسر دنیا کاملا پذیرفته شده و در اولویت سیاست های کاری تمامی سازمان ها ، شرکت ها ، نهادهای دولتی و غیر دولتی قرار گرفته است تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و با بیشترین دقت به اهداف خود دست پیدا کنند. حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسی سریع ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث ایجاد مشکلات زنجیره ای زیادی شده و از طرفی نگهداری اسناد کاغذی دارای مشکلاتی چون هزینه زیاد محل نگهداری مخصوص اسناد ، از بین رفتن اسناد و … می باشد.
برای حل کردن این مشکلات و قابل استفاده نمودن این اسناد ، می توان یک سیستم مدیریت آرشیو اسناد (Document Management System) مناسب را پیشنهاد کرد. استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو مناسب مزایای زیادی دارد ، از جمله :
- نگهداری و بازیابی انواع مختلف اطلاعات متنی ، صوتی و تصویری
- حفظ و نگهداری اسناد و مدارک با ارزش که به مرور زمان امکان از بین رفتن آنها وجود دارد
- دسته بندی اطلاعات و اسناد موجود در بخش های مختلف سازمان
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
- کارایی و امنیت بالاتر
- کاهش چشمگیر هزینه
مجهز به واژهشناس؛ OCR فارسی دقیق
دیگر نیازی نیست اسناد را تایپ کنید! این امکان در سگال سان به شما داده می شود تا هر سندی را به دلخواه تبدیل به فایل Word و نرم افزار های ویرایش متن کنید!!!
چابکترین و ساده ترین تحت وب سازمانی
علاوه بر این که سرعت کار با نرم افزار بسیار مهم است، سرعت ثبت تنظیمات برای مدیران سیستم نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. سگال سان در هر دو جنبه، سرآمد بازار است. همچنین مدتهاست که سگال سان به ساختار تحت وب تغییر ماهیت داده است.
پشتیبانی بیش از ۲۵۰ فرمت فایل
پشتیبانی از ۲۵۰ فرمت فایل پرکاربرد در سازمان ها از قبیل فرمت های رایج تصویری، فرمت های رایج مهندسی، فرمت های رایج فنی و فرمت های رایج صوتی و تصویری از قابلیت های چشمگیر نرم افزار آرشیو اسناد سگال سان است.
گزارش گیری سفارشی سازی شده
یکی از وظایف مهم سامانه های مدیریت سازمانی، ارائه گزارشات مدیریتی است. با توجه به این نکته که هر سازمانی بر اساس گردش و نوع دسته بندی اسناد، نیاز به گزارشات مخصوص و منحصر به فرد دارد، سگال سان توانایی ساخت انواع گزارشات مورد نظر کاربرانش را فراهم آورده است.
مراحل شخصی سازی آرشیو اسناد
تهیه فهرست اسناد
ابتدا باید فهرستی از تمامی اسنادی که قابلیت شخصی سازی دارند تهیه کنید. این شامل شناسایی انواع مختلف اسناد موجود در سازمان و تعیین اهمیت و حساسیت هر یک از آن ها می شود.
فهرست باید شامل اطلاعاتی مانند نوع سند، تاریخ، نویسنده و هر گونه ویژگی خاص دیگر باشد که می تواند در فرایند شخصی سازی مفید باشد.
انتخاب روش شخصی سازی
با توجه به نیازها و محیط کاری، باید روش مناسبی برای شخصی سازی آرشیو اسناد انتخاب کنید. این مرحله شامل تصمیم گیری درباره استفاده از روش های فیزیکی، دیجیتال، هجومی یا چند رسانه ای است.
برای مثال، در سازمان هایی که حجم زیادی از اسناد دارند، استفاده از روش های دیجیتال و نرم افزارهای مدیریت آرشیو می تواند بهترین گزینه باشد.
اجرای روش شخصی سازی آرشیو اسناد
اسکن و تبدیل اسناد به فایل های الکترونیکی: در این مرحله، اسناد فیزیکی باید اسکن و به فایل های دیجیتال تبدیل شوند. این کار به سازمان کمک می کند تا فضای فیزیکی خود را بهینه سازی کرده و دسترسی سریع تر به اسناد داشته باشد.
استفاده از نرم افزارهای مدیریت آرشیو: پس از تبدیل اسناد به فایل های الکترونیکی، باید از نرم افزارهای مدیریت آرشیو برای ذخیره، دسته بندی و جستجوی اسناد استفاده کنید. این نرم افزارها قابلیت هایی مانند امنیت، دسترسی کنترل شده و نسخه برداری از اسناد را فراهم می کنند و باعث افزایش کارایی و امنیت آرشیو می شوند.
حفظ و نگهداری اسناد
پس از شخصی سازی آرشیو اسناد، باید اصول نگهداری و حفاظت از اسناد را رعایت کنید. این شامل تعیین دسترسی ها، ایجاد نسخه های پشتیبان منظم و اعمال سیاست های امنیتی مناسب برای جلوگیری از دسترسی های غیرمجاز و حفظ حریم خصوصی است.
همچنین، باید دوره های زمانی مشخصی برای بازبینی و به روز رسانی آرشیوها تعیین کنید تا از سلامت و کارایی سیستم مطمئن شوید.
مزایای نرم افزار آرشیو اسناد
شخصی سازی اسناد دارای مزایا و معایب است که در ادامه آمده است:
نظارت و کنترل اسناد
در این نرمافزارها، مدیران ارشد به راحتی میتوانند اسناد ثبت شده را بررسی و در صورت نیاز اصلاحات مورد نظر را اعمال کنند. همچنین امکان تعریف سطح دسترسی برای افراد مختلف و جلوگیری از استفادههای غیرمجاز وجود دارد.
طبقهبندی و جستجو
یکی از مزایای نرمافزارهای آرشیو الکترونیک، طبقهبندی اسناد هنگام درج است که امکان جستجوی سریع بر اساس متا دیتاهایی مانند نام، نام خانوادگی، شماره پرونده و اطلاعات دیگر را فراهم میکند.
بازیابی و دسترسی سریع به اسناد
با توجه به منظم و طبقهبندی شده بودن اسناد در این نرمافزارها، سرعت دسترسی به پروندهها افزایش مییابد و زمان پاسخگویی به ارباب رجوع کاهش مییابد.
انتقال امن اطلاعات
در زمان انتقال اسناد کاغذی، احتمال گم شدن یا دستکاری اسناد وجود دارد، ولی در سیستم آرشیو الکترونیک امکان گم شدن یا تغییر اسناد وجود ندارد و محدودسازی دسترسیها و بازیابی اطلاعات فراهم است.
پرسشهای متداول نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز
پس از نصب و راهاندازی نرمافزار آرشیو، به مدت یک سال از پشتیبانی و بهروزرسانی رایگان بهرهمند خواهید شد. پس از این مدت، پشتیبانی و بهروزرسانی با عقد قرارداد جداگانه ادامه خواهد یافت.
خیر، نرمافزار مدیریت مستندات شرکت هوش مصنوعی رایورز توسعه یافته و بومی شده نرمافزار سگال سان میباشد و تیم فنی شرکت هوش مصنوعی رایورز احاطه کامل به سورس کد آن دارد. در واقع، نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز یک نرمافزار بومی است که ساختار آن از یک نرمافزار خارجی معتبر به ارث برده است.
ساختار لایهای نرمافزار آرشیو شرکت هوش مصنوعی رایورز این امکان را به شما میدهد که برای تک تک اسناد و پروندهها تعیین نمایید چه افرادی به چه میزان به آنها دسترسی داشته باشند (مشاهده، ویرایش، حذف و …). همچنین، وجود ماژولهایی همچون رمزنگاری اسناد، واترمارک، آنتیویروس، ثبت فعالیت کاربران و زیرساخت فنی شرکت هوش مصنوعی رایورز و استفاده از سیستمعامل لینوکس به عنوان هاست نرمافزار، منجر به افزایش سطح ایمنی نرمافزار میشود.
با توجه به تعداد کاربران همزمان و تعداد اسنادی که در نرمافزار آرشیو شرکت هوش مصنوعی رایورز بارگذاری میشوند، پارامترهای سختافزاری متغیر خواهند بود. اما نکته حائز اهمیت این است که نرمافزار آرشیو شرکت هوش مصنوعی رایورز بخش عمده فعالیتها را در ساعات غیراداری انجام میدهد و از نظر فنی به گونهای طراحی شده است که از کمترین منابع بیشترین استفاده را ببرد. حداقل سختافزار مورد نیاز جهت نصب نرمافزار بایگانی شرکت هوش مصنوعی رایورز یک کامپیوتر معمولی است.
سابقه موفق 22 ساله بهروز و پیشرفته استفاده حداکثری از قابلیت هوش مصنوعی دارای OCR فارسی دقیق پشتیبانی دوست داشتنی
کاتالوگ های محصول
مشخصات کامل نرمافزار آرشیو اسناد سگالسان را دانلود کنید.
