نرم افزار بایگانی اسناد؛ راهنمای انتخاب بهترین سامانه بایگانی الکترونیک

نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار بایگانی اسناد، نسخه نرم‌افزاری همان کاری است که بایگان در اتاق بایگانی انجام می‌دهد: هر سند را در جای درستش قرار می‌دهد، برایش شناسنامه ثبت می‌کند و مشخص می‌کند چه کسی اجازه دیدن آن را دارد. تفاوت در سرعت و دقت است؛ به‌جای گشتن قفسه‌ها، سند با جستجو در شماره، تاریخ، طرف قرارداد یا حتی متن داخل سند پیدا می‌شود.

یک نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد واقعی باید به چهار پرسش درباره هر سند جواب بدهد: این سند چیست، کجای ساختار بایگانی است، چه کسی می‌تواند آن را ببیند و کدام نسخه آن معتبر است. نرم‌افزاری که فقط فایل نگه دارد، یک فایل‌سرور مرتب است، نه سامانه بایگانی. برای آشنایی بیشتر با مفاهیم پایه، مقاله آرشیو الکترونیکی اسناد چیست را ببینید.

انواع بایگانی اسناد در سازمان

هر سازمان چند نوع بایگانی دارد و نرم افزار مدیریت اسناد و بایگانی باید بتواند همه را با فرم‌ها و قواعد جداگانه پوشش دهد:

چرا اکسل و پوشه اشتراکی کافی نیست؟

بسیاری از سازمان‌ها بایگانی را با یک فایل اکسل برای فهرست اسناد و یک پوشه اشتراکی برای فایل‌ها شروع می‌کنند. این روش برای چند صد سند کار می‌کند، اما با رشد حجم اسناد به چند مشکل جدی می‌رسد:

• جستجو فقط در عنوان: متن داخل سند اسکن‌شده قابل جستجو نیست و اگر نام فایل اشتباه باشد، سند گم شده است.
• دسترسی همه یا هیچ: پوشه اشتراکی دسترسی سطح سند و محرمانگی ندارد و معلوم نیست چه کسی چه سندی را دیده است.
• بدون نسخه‌بندی: وقتی فایلی بازنویسی شود، نسخه قبلی از دست می‌رود.
• ناهماهنگی فهرست و فایل: فهرست اکسل و محتوای پوشه به‌مرور از هم فاصله می‌گیرند.

نرم افزارهای بایگانی رایگان یا مبتنی بر اکسل هم معمولاً همین محدودیت‌ها را دارند. برای سازمانی که اسناد محرمانه و حجم بالا دارد، سامانه بایگانی الکترونیک با کنترل دسترسی و ثبت فعالیت کاربران یک ضرورت است.

معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار بایگانی اسناد

«بهترین» نرم‌افزار، آن است که روی اسناد واقعی شما بهتر کار کند. این جدول را کنار جلسه دمو بگذارید و هر قابلیت را امتحان کنید:

چک‌لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد

معیار	چه چیزی را بسنجید	در سگال‌سان
جستجو	جستجوی تمام‌متنی، فیلدی و ترکیبی	تمام‌متنی، فیلدی، ترکیبی و بانک واژه‌های مترادف
OCR فارسی	استخراج متن از اسناد اسکن‌شده فارسی	OCR فارسی، انگلیسی و عربی
ورود سند	اسکن دسته‌ای و بارگذاری گروهی	اسکن Batch، پرینتر مجازی، نمایش بیش از ۲۵۰ فرمت
ساختار	بایگانی و زونکن درختی و فرم شناسنامه برای هر نوع سند	بایگانی و زونکن نامحدود با فرم‌های قابل‌تعریف
امنیت	دسترسی تا سطح سند و ثبت فعالیت کاربران	سطوح محرمانگی نامحدود و ثبت کامل فعالیت کاربران
نسخه‌بندی	حفظ نسخه‌های قبلی و قفل سند	تاریخچه نسخه، قفل سند و واترمارک
یکپارچگی	اتصال به سامانه‌های دیگر و احراز هویت سازمانی	REST، SOAP، CMIS؛ اکتیو دایرکتوری، LDAP و SSO

یک آزمون ساده و قطعی: صد سند اسکن‌شده واقعی از بایگانی خودتان را در دمو وارد کنید و بعد با یک کلمه از متن داخل یکی از آن‌ها جستجو کنید. اگر سند پیدا نشد، OCR یا جستجوی آن نرم‌افزار برای آرشیو شما کافی نیست. درباره سنجش دقت OCR، مقاله OCR فارسی چیست را بخوانید.

نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب یا نصبی؟

نرم افزار بایگانی تحت وب روی سرور سازمان نصب می‌شود و کاربران از مرورگر با آن کار می‌کنند؛ نیازی به نصب برنامه روی تک‌تک رایانه‌ها نیست. این مدل سه مزیت مهم دارد:

نکته مهم این است که «تحت وب» به معنای «ابری» نیست. سگال‌سان کاملاً تحت وب است اما روی زیرساخت خود سازمان مستقر می‌شود، بنابراین اسناد از شبکه سازمان خارج نمی‌شوند.

قیمت و خرید نرم افزار بایگانی به چه بستگی دارد؟

قیمت نرم افزار بایگانی اسناد یک عدد ثابت نیست و به نیاز سازمان بستگی دارد. عوامل اصلی تعیین هزینه عبارت‌اند از:

• تعداد کاربران و تعداد واحدها یا شرکت‌هایی که از سامانه استفاده می‌کنند.
• ماژول‌های مورد نیاز، مثل OCR فارسی، گردش کار و دبیرخانه.
• میزان سفارشی‌سازی فرم‌ها و اتصال به سامانه‌های موجود.
• حجم آرشیو کاغذی که باید اسکن و نمایه شود.
• آموزش کاربران و قرارداد پشتیبانی.

برای دریافت برآورد دقیق، نیاز سازمان را در فرم مشاوره رایگان بنویسید.

بایگانی اسناد با سگال‌سان

سگال‌سان نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد شرکت هوش مصنوعی رایورز است که برای آرشیوهای با حجم بالای اسناد طراحی شده و به‌عنوان بایگانی اداری، مالی، فنی و پرسنلی استفاده می‌شود. اسناد کاغذی با اسکن دسته‌ای و OCR فارسی وارد سامانه می‌شوند، هر نوع سند فرم شناسنامه خودش را دارد و دسترسی تا سطح تک‌تک اسناد کنترل می‌شود.

وقتی بایگانی الکترونیکی شد، قدم بعدی پرسش و پاسخ هوشمند از اسناد است: فرزان، پلتفرم هوش مصنوعی سازمانی رایورز، می‌تواند روی همین آرشیو به پرسش‌ها با ذکر منبع پاسخ بدهد؛ با رعایت سطح دسترسی هر کاربر. برای مقایسه کامل‌تر سامانه‌های مدیریت اسناد، راهنمای جامع نرم افزار مدیریت اسناد سازمانی (DMS) را ببینید.

پرسش‌های متداول درباره نرم افزار بایگانی اسناد