مدیریت اسناد مهندسی و کنترل مدارک (DCC)؛ راهنمای کامل برای پروژه‌ها

مدیریت اسناد مهندسی چیست و چرا اهمیت دارد؟

یک پروژه صنعتی متوسط، هزاران مدرک فنی تولید می‌کند و هر مدرک چند بار ویرایش می‌شود. اگر پیمانکار ساخت بر اساس ویرایش قدیمی یک نقشه کار کند، نتیجه دوباره‌کاری، هزینه و گاهی ریسک ایمنی است. مدیریت اسناد و مدارک مهندسی مجموعه رویه‌ها و ابزارهایی است که جلوی این خطا را می‌گیرد: هر مدرک شناسه یکتا دارد، وضعیت و ویرایشش روشن است، مسیر بررسی و تأییدش ثبت شده و تحویلش به کارفرما مستند است.

اسناد مهندسی با اسناد اداری تفاوت مهمی دارند: ارزششان در ویرایش‌هایشان است. نامه اداری یک بار صادر می‌شود؛ نقشه مهندسی بارها بازبینی و دوباره صادر می‌شود و همه آن ویرایش‌ها باید قابل ردیابی بمانند.

کنترل مدارک مهندسی (DCC) چیست؟

کنترل مدارک مهندسی یا DCC (مخفف Document Control Center) واحدی در پروژه است که مسئول ثبت، شماره‌گذاری، توزیع، پیگیری و بایگانی مدارک است. کارشناس کنترل مدارک، نقطه اتصال میان تیم‌های طراحی، کارفرما، مشاور و پیمانکاران است و وظایف اصلی او این‌هاست:

• نگهداری فهرست اصلی مدارک (MDR یا Master Document Register) و به‌روز نگه داشتن وضعیت هر مدرک.
• تخصیص شماره مدرک طبق نظام کدگذاری پروژه و کنترل ویرایش‌ها.
• تهیه و ثبت ترانسمیتال (برگه ارسال رسمی مدارک) و پیگیری پاسخ کارفرما.
• ثبت کامنت‌شیت‌ها و اطمینان از اعمال نظرات در ویرایش بعدی.
• گزارش پیشرفت مدارک به مدیریت پروژه.

بسیاری از تیم‌های کنترل مدارک این کارها را با اکسل، پوشه‌های شبکه و ایمیل انجام می‌دهند. این روش در پروژه کوچک جواب می‌دهد، اما با رشد حجم مدارک به‌سرعت از کنترل خارج می‌شود.

مفاهیم پایه: شماره مدرک، ویرایش و وضعیت

نظام دقیق کدگذاری در هر پروژه با رویه کنترل مدارک همان پروژه تعیین می‌شود. نرم‌افزار خوب باید این نظام را بپذیرد، نه اینکه نظام خودش را تحمیل کند؛ در سگال‌سان، فیلدهای شناسنامه مدرک با فرم‌های قابل‌تعریف ساخته می‌شوند.

گردش کار بررسی و تأیید مدارک مهندسی

مسیر یک مدرک از میز طراح تا تأیید کارفرما، معمولاً این‌طور است. ارزش نرم‌افزار در این است که هر گام را ثبت و پیگیری کند تا هیچ مدرکی در صندوق کسی گم نشود.

1. تهیه مدرک

   مهندس طراح مدرک را تهیه و با یادداشت تغییرات در سامانه بارگذاری می‌کند.

2. ثبت در کنترل مدارک

   شماره و ویرایش کنترل می‌شود، شناسنامه تکمیل و مدرک وارد گردش کار می‌شود.

3. بررسی بین‌دیسیپلینی

   دیسیپلین‌های مرتبط، مثلاً عمران، مکانیک و برق، مدرک را به‌صورت موازی بررسی می‌کنند؛ سگال‌سان گردش کارهای موازی و سریال را پشتیبانی می‌کند.

4. تأیید داخلی

   سرپرست دیسیپلین مدرک را تأیید می‌کند؛ امضا با واترمارک متن یا تصویر روی فایل درج می‌شود.

5. ترانسمیتال و پاسخ کارفرما

   مدرک با ترانسمیتال برای کارفرما یا مشاور ارسال می‌شود. پاسخ با کدی مثل تأیید، تأیید با اصلاحات یا رد و اصلاح برمی‌گردد و در صورت نیاز، ویرایش جدید صادر می‌شود.

چرا کنترل مدارک با اکسل کافی نیست؟

«کنترل مدارک مهندسی با اکسس» یا «با اکسل» جستجوی رایجی است و برای شروع منطقی به نظر می‌رسد. اما با بزرگ شدن پروژه، این مشکلات ظاهر می‌شوند:

سیستم مدیریت اسناد مهندسی چه قابلیت‌هایی باید داشته باشد؟

سگال‌سان؛ نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی و پروژه

سگال‌سان به‌عنوان آرشیو فنی در کنار آرشیو اداری و مالی سازمان استفاده می‌شود و هوش مصنوعی رایورز سابقه پیاده‌سازی نرم‌افزار سازمانی در صنایعی مانند نفت، گاز و انرژی را دارد. ویژگی‌هایی که برای مدیریت اسناد پروژه اهمیت دارند: تحت وب بودن برای دسترسی کارگاه و دفتر مرکزی، وب‌درایو برای کار با مدارک مثل یک درایو محلی، اتصال به سامانه‌های دیگر از طریق REST، SOAP و CMIS، و محیط توسعه برای ساخت گزارش و فرایند اختصاصی پروژه.

مستندات قدیمی پروژه‌های گذشته را هم می‌توان با دیجیتال‌سازی و آرشیو الکترونیکی وارد سامانه کرد. و وقتی مدارک فنی در سگال‌سان سامان گرفتند، هوش مصنوعی سازمانی فرزان می‌تواند به پرسش‌های فنی تیم، مثل «آخرین ویرایش تأییدشده نقشه فونداسیون مخزن کدام است؟»، از دل همین مدارک و با ذکر منبع پاسخ دهد. برای سناریوهای نگهداری و تعمیرات هم صفحه چت بات نگهداری و تعمیرات را ببینید.

پرسش‌های متداول درباره مدیریت اسناد مهندسی