سامانه مدیریت اسناد (به انگلیسی: Document_management_system) که به نام سیستم مکاتبات یا نرم‌افزار مکاتبات نیز شناخته می‌شود، امکان مدیریت بر گردش مکاتبات را در یکسازمان فراهم می‌نماید. این مکتوبات علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله فرم‌های پویا، مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی می‌باشد. معمولاً در سیستم مکاتبات، گستره‌ای از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی پوشش داده می‌شود.
از خصوصیات مهم سیستم مکاتبات، تسهیل ارتباطات مکتوب سازمان‌هایی با گستردگی جغرافیایی، ارتباط با مخاطبین سازمان از طریق پورتال‌های سازمان و همچنین ارتباط با سایر سازمان‌ها می‌باشد
با یک تعریف کلی، روند مکانیزاسیون سازمان مستلزم زیرساختی برای پوشش گردش یکپارچه مستندات با ماهیت‌های متفاوت می‌باشد. سیستم مکاتبات، با توجه به بهره‌گیری از امکانات گسترده و زیرمجموعه‌های متعدد از یک سو و ارتباط یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مجموعه از سوی دیگر، به‌عنوان زیرساخت اتوماسیون اداری و در نگاهی گسترده‌تر، زیرساخت مکانیزاسیون سازمان مطرح می‌باشد.
طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه‌های اداری، فرم‌های پویا، فکس‌ها، نامه‌های پست‌الکترونیک، پیشنویس‌ها، مستندات اداری و مالی و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکانات گردش‌کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه‌های از پیش تعیین شده از سوی دیگر، غالباً از امکانات مجموعه‌های نرم‌افزاری مکاتبات می‌باشد.
معمولاً استفاده از سیستم مکاتبات در سازمان باعث کاهش جابجایی فیزیکی نامه‌ها و مستنداست سازمان در واحدهای مختلف آن می‌باشد.
نرم افزار آرشیو اسناد
منبع : ویکی پدیا
ممنون اطلاعات خوبی بود